Ak podnikáte nejaký ten piatok, pravdepodobne ste sa dostali do bodu, že nestíhate. Domácnosť, deti, upratovanie, ani biznis. Čo s tým? Pravdepodobne cítite, že ak chcete rásť aj naďalej, potrebujete svoje podnikanie zefektívniť a obklopiť sa ľuďmi, na ktorých sa môžete stopercentne spoľahnúť a časť práce delegovať.
Ako celý proces nastaviť čo najjednoduchšie a nespáliť sa pri výbere správnej posily? Aké najčastejšie chyby vznikajú pri delegovaní? Aj tieto otázky som sa spýtala Moniky Rumanovej, expertky na efektívne podnikanie. Lebo, ako (správne) hovorí Monika, žiadny veľký biznis nie je one-woman show.
Monika, čo nám o sebe prezradíte?
Miluji venkovský životní styl, zahradničení, vychovávám 2 děti a podnikám online. Rodiče měli malé hospodářství, do značné míry jsme praktikovali samozásobitelství. Líbí se mi, jak vše v přírodě má svůj cyklus – logický řád, se kterým když pracujete v souladu, máte méně práce a více výnosů.
Převedla jsem tento koncept do byznysu: Pomáhám úspěšným podnikatelkám zefektivnit jejich práci prostřednictvím zavedení pořádku (logického řádu) do jejich činností. Vytvářím postupy, které jim práci zjednoduší a kterou poté mohou snáze delegovat nebo automatizovat.
Zaujíma ma, ako ste sa k podnikaniu dostali Vy?
Kvůli praxi jsem během mého studia na ekonomce pracovala jako virtuální asistentka. Vyloženě podnikat s ŽL jsem začala až po škole v marketingu (spolupráce s PR agenturou, copywriting,…) ale brzy jsem založila rodinu. Chtěla jsem si udržet přehled v oboru a zároveň pracovat méně hodin, bez stresu, mít to jako příjemné zpestření mateřských povinností. Proto jsem přešla zpět k práci virtuální asistentky markeťáků a online podnikatelů. Jenže asistentky často u klientů dělají to, co je zrovna potřeba, a tak se to trochu zvrtlo… Brzy jsem kompletně procesovala jejich práci, přebírala marketingové aktivity a proto bylo nutné tomu své podnikání přizpůsobit. Výsledek vidíte nyní :).
Kto je to vlastne „virtuálna asistentka“?
Virtuální asistentka (VA) narozdíl od klasické asistentky pracuje vzdáleně. Je vaší parťačkou v byznyse. Vaše pravá ruka, která zajišťuje hladký chod vašeho podnikání zatímco vy děláte práci v souladu se svou expertízou.
Na trhu je mnoho freelancerů, u kterých poptávka překročila jejich časové možnosti. Samozřejmě zdražují, ale také zefektivňují – což znamená že optimalizují své činnosti a část podpůrných podnikatelských činností přesunou na asistentku. Často se jim nevyplatí najmout zaměstnance, nemají kanceláře a proto vznikla profese virtuální asistentky. Tu platí jen za skutečně odvedenou práci, jen když potřebují, a proto si ji mohou finančně dovolit i drobnější podnikatelé.
S čím všetkým mi virtuálna asistentka môže pomôcť?
Spolupráce s VA urychlí růst vašeho podnikání, protože díky ní získáte čas na strategické činnosti. Udělá za vás administrativu i rutinní odborné činnosti, zařídí, nastaví, zatelefonuje, vyhledá… Dělá práci důležitou pro hladký chod vašeho podnikání (některé se specializují na účetnictví, marketing, administrativu, telefonování, eventy, weby…), zatímco vy se můžete plně soustředit na činnosti nesoucí zisk.
Ako a kde nájdem tú správnu virtuálnu asistentku?
Jak: Prvně doporučuji udělat si pořádek v podnikání. Definovat si: v čem spočívá vaše práce, co vás zdržuje od odborných činností, co chcete a nechcete dělat, co potřebuje vaše podnikání ale neumíte to… Teprve poté podle toho hledejte kolegyni svému podnikání na míru. Ideálně pokud ji váš obor i osobně zajímá. Následně zahajte zkušební spolupráci a sledujte úroveň zpracování úkolů, charakter dotazů, proaktivitu, rychlost komunikace…Když se sehrajete, můžete spolupráci rozšiřovat.
Kde? VA se pohybují tam, kde jsou jejich klienti, tzn. FB skupiny zaměřené na online i klasické podnikání, ale mnohdy i oborové skupiny – ideálně zadejte vlastní specifickou poptávku. Můžete prohledat lupou i dřívější poptávky, v komentářích se asistentek ozývá dostatek. Jinak klasicky LinkedIn, Google, katalogy, doporučení…
Dnes sa zameriavate na nastavovanie procesov pre podnikateľky. Čo to obnáša?
První zjišťuji podnikatelské činnosti klientek. Když s nimi poprve mluvím, už si v hlavě strukturuji jejich činnosti a rozděluji si je do oblastí a podúkolů. Obvykle si klientky činnosti samy sepíší, já to uspořádám a doplním cca další polovinu.
V druhé fázi jdu více do hloubky a řešíme konkrétní postupy, projekty rozdělujeme do fází a případně tvoříme check-listy a přehledové tabulky. Poskytuji klientkám nadhled, umožňuji jim vyjet ze zajetých kolejí. Děláme revizi, zda některé činnosti nejsou zbytečné nebo zda je možné je dělat úplně jinak. Dále jim navrhuji jak a jaké šablony si mohou vytvořit. V podstatě rozkouskuji jejich podnikání a pak ho skládám znovu na pevných základech.
V závěru to testujeme v praxi, ladíme detaily a případně doplňujeme informace do zadání. Ideálně pomáhám s předáním činností na novou asistentku. Na konci spolupráce mají klientky v ruce přehledný soupis svých podnikatelských činností, rozpracovaných do postupů a šablon připravených k delegování.
Ako prebieha proces delegovania?
Je třeba mít srozumitelný systém (úložiště) na evidenci zpracovaných procesů k delegování, který lze snadno sdílet, a samozřejmě systém na předávání úkolů a komunikaci k nim. Vybíráte si podle způsobu komunikace, který vám osobnostně vyhovuje nejvíce. Možností je mnoho.
Je důležité stanovit si termíny, ujasnit si zodpovědnosti a kompetence. Vysvětlit důvod, proč je realizace důležitá pokud to není zřejmé. Poskytnout všechny přístupy nutné ke splnění práce a všechny podklady. Nezapomenout stanovit způsob kontroly a předání zpracovaného úkolu nebo informování o realizaci domluvených činností. Velice důležité je předání důvěry – zodpovědnosti asistentce za plnění činností v daném procesu a podporovat její proaktivitu.
Mnoho činností nám dnes uľahčuje aj automatizácia…
Ano. Pro mě automatizace procesů znamená, že se já jako podnikatelka nemusím o nějaký proces starat a ono to funguje. Částečně díky moderním nástrojům toto umožňujícím, a částečně díky delegování – tzn. že někdo jiný (asistentka) vykonává tyto činnosti automaticky a nese za ně zodpovědnost.
Výhody? Máte o starost méně. Je to efektivní, řešíte jen anomálie.
Čím teda pri delegovaní začnem?
Samotné delegování je závěrečná třešnička na dortu. První musíte vědět, CO chcete delegovat, JAK to udělat (nastavit si nějaký systém předávání, komunikace, přístupů, kontroly…), u opakovaných činností sepsat POSTUPY, připravit podklady, a v neposlední řadě mít NA KOHO delegovat. S tím vším mohu pomoci já.
Obecně virtuální asistentky s praxí vám pomohou nastavit nějaký systém vzájemné komunikace a předávání práce, mohou vás inspirovat co na ně můžete delegovat.
Čo ak zmením VA? Nemusím opäť tráviť mesiace tým, aby spolupráca fungovala?
Hned od začátku doporučuji nastavovat spolupráci s myšlenkou, že spolupráce není na trvalo. Kdo je připraven, není překvapen. Stačí jednou vytvořit návody, sepsat základní informace o vašem podnikání („firemní wiki“). Ty pak můžete opakovaně sdílet s kýmkoliv. Výrazně to usnadní začátek spolupráce s dalším člověkem.
To může být do značné míry i v kompetenci samotné asistentky, aby tyto informace přehledně evidovala, aktualizovala a pokud s nějakou již spolupracujete, aby ona sama automaticky sepisovala postupy svých činností.
Aké najčastejšie chyby podnikateľky pri delegovaní robia?
- Hlavní chyba je, že začnou s delegováním pozdě, když už nestíhají.
- Často nemají vyřešeny vnitřní „bloky“ (typicky – sama to udělám nejlíp, obava o zneužití dat, zásah do „podnikatelského soukromí“…).
- Nemají pevné základy. Když sami mají v podnikání chaos a neví, kde co najít a jak postupovat, obtížně to budou zadávat někomu dalšímu. Zadávání práce jim tak bere mnoho energie.
- Nemají definované co chtějí delegovat.
- Vyberou si asistentku nevhodnou pro své podnikání (moc drahou, moc levnou, bez předchozí přípravy – nespecifikují požadavky a vybírají naslepo…).
- Vzdají to moc brzy (pravděpodobně díky některé z uvedených chyb).
- A závěrem – připravují si systém delegování pro konkrétní asistentku, jako kdyby nikdy neměla odejít. Její odchod je pak bolestný (typická chyba je, že asistentka je „vlastníkem“ dokumentů na Google disku, které vytvořila pro podnikatelku).
Těch „chyb“ je určitě více… Některé z těchto chyb, a jak jim předejít jsem podrobně rozepsala v e-booku 5 nejčastějších chyb v delegování, které brání růstu vašeho podnikání.
Aké máte plány do budúcnosti?
Chtěla bych co nejvíce spolupracovat s absolventy mého kurzu Jak na efektivní podnikání. Po jeho skončení by měli mít zpracovaný kompletní přehled o svých podnikatelských činnostech. Měli by mít podklady, díky kterým spolu na konzultacích můžeme řešit konkrétní záležitosti, případně upravovat jejich strukturu a zefektivňovat stávající postupy.
To je část, která mě baví nejvíce – ukazovat nové možnosti a poskytovat nadhled. V kurzu se dozví i teorii, jejíž tlumočení na konzultacích zabírá zbytečně čas, který mohl být věnovaný praktičtějším částem. Nejsem moc „povídavý“ typ, potřebuji vidět výsledky.
Samozřejmě hodlám dále konzultovat i ostatní oblasti týkající se delegování a spolupráce s virtuálními asistentkami. Chci i nadále pokračovat v procesování, vytváření struktur, harmonogramů, tabulek a všeho s tím souvisejícího. Mockrát děkuji za zajímavé otázky!
Ak chcete v biznise napredovať nielen v otázkach efektívneho delegovania, v tomto článku som pre vás zhrnula 7 krokov k úspešnému online biznisu >>
